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Email PEC: informazioni sull'attivazione della posta elettronica certificata

20-10-2011

In seguito alle numerose richieste dei clienti, abbiamo cercato di fare una sintesi delle informazioni utili per comprendere meglio le modalità di funzionamento ed utilizzo della posta elettronica certificata (PEC).


Communication Box può attivare email PEC su dominio pec.it o certificare i domini in hosting sui nostri server.


INFORMAZIONI UTILI SULLA PEC


La Legge n. 2 del 28 Gennaio 2009, art. 16, introduce l'obbligatorietà per aziende, professionisti e pubbliche amministrazioni di dotarsi di una casella PEC. Tale obbligo ha decorrenza immediata per le nuove società, ed entro Novembre 2009 per i professionisti.


Le società già esistenti dovranno dichiarare entro tre anni l'indirizzo PEC al registro delle imprese, le Pubbliche Amministrazioni sono tenute anch'esse a dotarsi di posta certificata senza che vengano specificati i termini temporali.


Le ditte individuali sono invece esentate da qualsiasi obbligo.


Una casella PEC permette di scambiare email aventi lo stesso valore legale di una Raccomandata con ricevuta di ritorno.




Cos'è la Posta Elettronica Certificata


La Posta Elettronica Certificata (PEC) è una casella di posta elettronica speciale che consente d'inviare delle email equiparabili alle classiche Raccomandate con ricevuta di ritorno cartacee, conferendo a tutti gli effetti valore legale alle email inviate.


Allo stato attuale perché possa funzionare ed abbia validità legale gli scambi di email devono avvenire solo tra caselle PEC e non da una casella PEC ad una casella di posta ordinaria.


L'obbligo previsto dalla legge impone che tutte le aziende, professionisti, pubbliche amministrazioni abbiano una casella PEC dichiarata agli atti, così come è obbligatorio avere un recapito postale fisico dichiarato agli atti. Quindi man mano che avverrà l'adeguamento dei soggetti interessati, divverà estremanete comodo, per chiunque voglia inviare una comunicazione con lo stesso valore legale della Raccommandata A.R., utilizzare la PEC per inviare una semplice email al posto della laboriosa raccomandata cartacea.




Cosa serve per far funzionare la PEC?


Un computer con accesso ad internet. Acquistando il nostro servizio potrete immediatamente cominciare ad inviare e ricevere email certificate PEC senza dover fare alcun tipo di configurazione.




Ma la PEC funziona con Outlook (o altro client di posta: Thunderbird, Eudora, ecc.)


SI'


Funziona in modo del tutto analogo ad una mail ordinaria, cambieranno solo i parametri di configurazione. V'invieremo i parametri di configurazione per utilizzare il nostro servizo PEC tramite Outlook, e oltre a darvi assistenza da remoto telefono/mail, per chi lo desiderasse possiamo fornire assistenza anche presso la vostra sede.




Devo acquistare una casella PEC per ogni dipendente della mia azienda?


NO


L'indirizzo PEC equivale alla buca delle lettere della vostra azienda e come per questa, non è necessario averne una per ogni dipendente.


La posta ricevuta sulla casella PEC andrà smistata da voi o da un vostro dipendente così come avviene per la posta cartacea vera e propria: quando ricevete ad esempio fatture, solleciti di pagamento, contratti, ecc.


Ogni dipendente può quindi continuare ad utilizzare la sua email ordinaria.




Abbiamo già la nostra email aziendale ordinaria del tipo "info@nomeazienda.it", la devo sostituire con la casella PEC?


NO


La PEC è utile per sostituire la vostra casella postale fisica nella ricezione ed invio di Raccomandate A. R. cartacee.


Fin'ora avete avuto la vostra casella postale fisica contemporaneamente alla vostra email ordinaria aziendale "info@nomeazienda.it", la PEC non va a sostituirsi a quest'ultima bensì ad integrare la prima.


In altre parole per gli scambi di email informative, commerciali, tecniche, ecc. continuerete ad usare tranquillamente la vostra casella email ordinaria aziendale "info@nomeazienda.it" più diffusa, semplice da usarsi, e che vi garantisce la compatibilità con le altre caselle email ordinarie (questo discorso vale a maggior ragione se avete clienti/fornitori stranieri che non avranno sicuramente una casella PEC a disposizione, essendo la PEC uno standard solo Italiano, e quindi non avrebbero modo di comunicare con voi via email se non avete a disposizione un indirizzo email ordinario, data l'incompatibilità tra caselle email ordinarie e caselle PEC).


La PEC la usate solo nel momento in cui avete necessità che la email inviata/ricevuta abbia valore legale. Per esempio potreste chiedere al vostro cliente che invii tramite PEC la conferma del preventivo che magari gli avete poc'anzi inviato sempre tramite PEC, di modo che questo tipo di scambi e la conferma del cliente abbia a tutti gli effetti valore legale anche se avvenuta solo tramite scambio di email PEC.


In egual modo potete inviare fatture elettroniche, solleciti di pagamento, e tutto ciò che normalmente inviereste tramite Raccomandata con ricevuta di ritorno o Fax.




Cosa accade se da una casella PEC si invia una email ad una casella ordinaria o viceversa?


Allo stato attuale sono incompatibili:



  • Quando s'invia una mail da una casella di posta ordinaria tradizionale ad una casella PEC, il messaggio viene rifiutato e l'utente che ha inviato il messaggio riceve un avviso  "Mail delivery failed" indicante che il messaggio non è stato recapitato.

  • Quando s'invia una mail da una casella PEC ad una casella di posta ordinaria tradizionale: funziona, ma non si riceve la conferma certificata di avvenuta consegna della mail.


In ambo i casi è una procedura che non ha molto senso in quanto la mail inviata/ricevuta tra due caselle che non sono entrambe PEC perde il suo valore legale, cioè non è più equiparabile ad una Raccomandata A.R. e quindi tanto valeva inviare una classica email ordinaria anzi che complicare le cose usando la PEC.


La casella PEC serve per inviare/ricevere messaggi solo e soltanto ad altre caselle PEC e non a caselle email ordinarie.


La casella PEC non è un sostituto della casella email ordinaria, ma una cosa a sé da utilizzarsi solamente per inviare in forma elettronica Raccomandate con ricevuta di ritorno.




La PEC è uno standard internazionale?


NO.


È stata richiesta l'internazionalizzazione, ma è lecito chiedersi se paesi con burocrazie più semplici della nostra riterranno utile adeguarsi a questo standard.


Senza voler entrare nel merito di un dibattito, abbiamo ritenuto opportuno segnalarvi questo punto perché non essendo uno standard internazionale se avete clienti/fornitori stranieri è presso che impossibile che questi adottino mai la PEC e quindi una ragione in più che vi fa comprendere perché la PEC non può essere un sostituto della email ordinaria, infatti come spiegato sopra se il cliente/fornitore straniero inviasse una messaggio dalla sua casella email ordinaria alla vostra casella PEC, voi non ricevereste nulla ed egli potrebbe non ricevere nemmeno un avviso che il messaggio è stato rifiutato.




Obbligatorietà di leggere la propria casella PEC


Nel momento in cui si attiva una casella PEC, avendo questa valore legale, si è obbligati a guardarla come la posta ordinaria.


Ribadiamo il concetto che la PEC è a tutti gli effetti come la Raccomandata A.R., in un contenzioso non potete dire che non avete ricevuto la raccomandata o che non leggete la posta nella vostra buchetta delle lettere.


Questa è un'altra buona ragione per evitare di registrare innumerevoli caselle PEC visto che vi trovereste costretti sempre a controllarle tutte, proprio come fossero tante buchette delle lettere fisiche.



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